Zentrale Kontenverwaltung – Unterschiedliche Profitcenter

Viele Golfanlagen bestehen aus mehreren wirtschaftlich und steuerlich eigenständigen Profitcentern: Dazu gehören z.B. der Betreiber der Golfanlage, der Club für den Spielbetrieb, eine verpachtete Gastronomie, selbstständig arbeitende Golflehrer und ein eigengeführter Proshop. Da diese Profitcenter häufig mit separaten Kassen-Systemen, Rechnungen oder Barzahlungen agieren, müssen Mitglieder und Gäste ihre Daten mehrfach bereitstellen und pflegen, sowie die Zahlungen jeweils separat und über unterschiedliche Systeme durchführen. So entstehen häufig mehrere Guthabenkonten, Abokarten, Rechnungen unterschiedlicher Absender - das Mitglieder oder der Gast können nicht nur den Überblick über die offenen Konten und Gutscheine verlieren, sondern erleben die Golfanlage häufig als Freizeitanlage mit mehreren Leistungsanbietern.

Bekannt sind in der Tourismusbranche – etwa auf Kreuzfahrtschiffen – Zahlungsmodelle, die trotz verschiedener wirtschaftlicher Einheiten eine einheitliche Zahlungsabwicklung ermöglichen. Ziel ist es, ein einheitliches Einkaufserlebnis zu schaffen, sodass Mitglieder und Gäste das gesamte Leistungsangebot als Gesamtkonzept wahrnehmen. Die digitale Harmonisierung von Prozessen und ein gemeinsames Zahlungssystem sollen Gastronomie, Golfakademie und weitere Angebote besser verknüpfen. Das Prinzip „One Face to the Customer“ beschreibt diesen Ansatz treffend.

Es sollen dabei verschiedene Zahlungsoptionen für unterschiedliche Kundengruppen bestehen:

• Akkreditierte Mitglieder/Kunden können alle in Anspruch genommenen Leistungen über eine nachgelagerte Rechnungsstellung abrechnen.
• Nicht akkreditierte Kunden/Gäste haben die Möglichkeit, entweder direkt bar oder per Kreditkarte zu zahlen oder über ein gemeinsames Verrechnungskonto Guthaben aufzuladen.

Zudem wird eine transparente Einsicht in Reservierungen, Buchungen und Zahlungen ermöglicht, um alle Transaktionen jederzeit nachvollziehen zu können.

• Profitcenter:Ein wirtschaftlich eigenständiger Betrieb, der auch steuerlich als separate Einheit geführt werden kann.
• Personendatenbank: PC CADDIE verwaltet eine zentrale Personendatenbank, auf die mehrere Profitcenter zugreifen können. Änderungen an Stammdaten (z. B. Anschrift oder Bankverbindung) gelten für alle Profitcenter.
• Kontenbereiche: PC CADDIE erlaubt die Einrichtung mehrerer Kontenbereiche zur besseren Übersicht und wirtschaftlichen Trennung der Profitcenter. Jeder Kontenbereich verfügt über eine eigene Artikel- und Warengruppenverwaltung sowie eine buchhalterische Abgrenzung. Der Zugriff kann über Passwörter gesteuert werden.
• Offene-Posten-Bereiche (OP-Bereiche): Ein OP-Bereich dient zur zentralen Verwaltung offener Forderungen und für eine nachgelagerte Rechnungsstellung. Mehrere Profitcenter können denselben OP-Bereich nutzen. Beispielsweise kann ein Gastronom die Rechnung eines Hotelkunden in den gemeinsamen OP-Bereich übertragen, sodass eine einheitliche Abrechnung erfolgt.
• Artikel/Warengruppen/FIBU-Nummern: Die Warenwirtschaft in PC CADDIE ermöglicht die Zuordnung von FIBU-Nummern auch mit Steuerschlüssel und Kostenstellen, sodass Buchungsdaten nachgelagert in die Finanzbuchhaltungssysteme (z. B. DATEV, ABACUS) exportiert werden können.
• Kassensysteme: PC CADDIE ordnet jede Kasse einem bestimmten Kontenbereich zu. Bei Bedarf kann eine Kasse für zwei Kontenbereiche umgeschaltet werden. Jede Buchung ist einer Kassennummer eindeutig zugeordnet.
• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Gemäß der Kassensicherungsverordnung müssen Kassensysteme mit einer TSE ausgestattet sein. In PC CADDIE wird die TSE pro Kontenbereich vergeben.
• Kartenguthaben & Punkteguthaben: PC CADDIE ermöglicht über ein an die Datenbank angeschlossenes Kartensystem Leistungen zu verbuchen, z.B. durch Ball- oder Getränkeautomaten. Diese Buchungen erfordern eine vorherige Aufbuchung durch den Kunden. Die Guthaben können aus steuerlichen Gründen zum Zeitpunkt der Aufbuchung mit der gültigen Mehrwertsteuer gebucht werden. Oder als Guthaben erst bei der Verbuchung, z.B. beim Bezug eines Eimer Übungsbälle. Dies führt zu unterschiedlichen steuerlichen Auswirkungen und Verbindlichkeiten. Durch die Aufbuchungen entstehen Forderungen der Kunden an den Betreiber, die in der Bilanz ausgewiesen werden müssen. Zu empfehlen ist, dass der Betreiber in seinen AGBs regelt, ob und wenn ja ab wann ein Karten-Guthaben bei ausbleibender Nutzung verfällt und vereinnahmt werden kann. Zusätzlich zur Aufbuchung von Kartenguthaben können auch Punkte eingesetzt werden, um Leistungen ohne Zahlung zu ermöglichen, z.B. als Rabatt („100€ aufzahlen, für 150€ Ballguthaben“). Diese Punkte sind auswertbar in den Berichten des Kartensystems, gehen aber nicht als Kontenzahlung ein. Solche Transaktionen im Kartensystem werden bei einer Steuerprüfung erkannt und sollten ähnlich nachvollziehbar und nachweisbar sein. Aufzahlungen in das Kartenguthaben können an den Kassen oder über ein Online-Payment erfolgen.
• Automatisierte, Debitorische OP-Zahlung: Alternativ zu den Kartenguthaben kann in PC CADDIE eingestellt werden, dass Leistungen an Self-Service-Automaten auch direkt in die definierten OP-Konten übertragen werden. Dies wird genutzt, wenn im gesamten Betrieb mit OP-Zahlungen gearbeitet wird, um alle bezogenen Leistungen über einen Rechnungslauf abzurechnen und insbesondere Kartenguthaben für Ballautomaten nicht explizit separiert werden sollen. Zu beachten: Durch die debitorische Verbuchung von Automatenzahlungen entfallen einige Optionen der Rabattierung, die bei Golfbetrieben genutzt werden.
• Online-Payment: Beim Online-Verkauf von Greenfees, Trainerstunden, Events ist die PC CADDIE Online GmbH&Co KG der Vertragspartner des Zahlenden. Der Betrag wird als „Mehrzweck-Gutschein“ ohne Mehrwertsteuer in das PC CADDIE System des Kunden übertragen und bei Inanspruchnahme verrechnet mit entsprechender Mehrwertsteuer der Leistung. PC CADDIE transferiert der Golfanlage den gesamten Betrag und stellt über die Serviceleistung eine separate Servicerechnung. Durch dieses Verfahren ermöglicht PC CADDIE seinen Kunden, ohne eigene Zahlungsinfrastruktur an Online-Payment-Services teilzunehmen. AUSNAHME: über die Online-Payment-Funktion können für SEPA-Einzug akkreditierte User auch direkt „auf Kundenkonto buchen“: es erfolgt kein Online-Payment und es entstehen keine Kreditkartenkosten. Die Bezahlung der online gebuchten Leistungen wird über das Standard-Rechnungsverfahren und SEPA-Lastschrift abgewickelt.
• Online-Konteneinsicht: in der PC CADDIE App kann Kunden die Einsicht in die Konten ermöglicht werden, um erfolgte und kommende Zahlungen zu überblicken. Und damit eventuelle Reklamation nach Abbuchung vorwegzunehmen. Die Auswahl der Konten zur Ansicht ist wählbar.
• Online-Kartenkonteneinsicht: ebenso wie die Konten kann auch das Kartenkonto wahlweise vom Kunden eingesehen werden. Üblicherweise in Verbindung mit der Online-Aufbuchung von Guthaben auf das Kartenkonto via App.

Diese Unterschiede wirken sich auf die Bilanzierung und steuerlichen Verbindlichkeiten aus.

Beispielhafte Varianten der Kontenverwaltung:

Golfhotels oder wirtschaftlich optimierte Golfanlagen, die alle Profitcenter betreiben, nutzen häufig einen einzigen Kontenbereich. Vorteile:
- Zentrale Abrechnung aller Leistungen (Gastronomie, Hotel, Proshop, Club)
- Nur eine TSE erforderlich
- Einheitliche Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
- Klare Zuordnung der Buchungen durch Warengruppen, Debitorennummern und Kassennummern
- Online Payments können wahlweise auch als SEPA-Einzug durch den Kunden als Zahlart „auf Kundenkonto buchen“ ausgelöst werden
Steuerliche Betrachtung:
Die Kassennachschau oder Steuerprüfung kann einheitlich erfolgen.

In Golfanlagen mit verpachteter Gastronomie nutzen Betreiber und Pächter getrennte Kontenbereiche, aber einen gemeinsamen OP-Bereich. Merkmale:
- Gastronomie, Golftraining, Proshop und weitere Leistungen laufen über ein gemeinsames OP-Konto
- Akonto-Zahlungen wie Verzehrpauschalen sind möglich
- Jede Einheit hat eine eigene Kasse und TSE
- Online Payments können wahlweise auch als SEPA-Einzug durch den Kunden als Zahlart „auf Kundenkonto buchen“ ausgelöst werden
Steuerliche Herausforderung:
Die Verrechnung über den OP-Bereich erfordert eine klare Trennung der FIBU-Nummern und Steuerpflichten.

Wie Beispiel 2, jedoch mit aktivierter Nutzung von Kartenkonten.
- Kartenkonten ermöglichen zusätzliche Rabatt- und Bonusprogramme
- Die Abrechnung erfolgt getrennt vom OP-Konto

Lizenzrechte & IT-Verträge - Falls der Betreiber einem Pächter (z. B. Gastronom) ein PC CADDIE Kassensystem zur Verfügung stellt, sollte dies vertraglich geregelt sein. - Die TSE wird in der Regel vom Pächter selbst verwaltet und abgeschlossen.
Datenverantwortlichkeit & Datenschutz - Die zentrale Datenbank erfordert klare Vereinbarungen zum Zugriff und zur Datenspeicherung. - Bei einer Beendigung der Geschäftsbeziehung muss geregelt sein, wie mit den Daten umzugehen ist (z. B. Archivierung oder Löschung).
Auftragsdatenverarbeitung (ADV-Vertrag) - Wenn verschiedene Parteien Zugriff auf dieselben personenbezogenen Daten haben (z. B. Golflehrer), ist ein ADV-Vertrag erforderlich.
Sonderfall Golflehrer - Selbstständige Golflehrer benötigen in der Regel keinen eigenen Kontenbereich. - Eine klare buchhalterische Trennung erfolgt über Artikel mit spezifischen FIBU-Nummern. - Achtung: Hier ist mit einem Steuerberater zu klären, ob das Modell als „Schein-Selbstständigkeit“ gewertet werden könnte.
Steuerprüfung & Kassennachschau - Seit 2020 wird bei einer Kassennachschau ein DSFinV-K-Export gefordert. - Bei einem Betreiberwechsel sollte dieser Export bereits zum Pachtende durchgeführt werden. - Wichtig: Die steuerlichen Verbindlichkeiten zwischen Betreiber und Pächter müssen vertraglich geregelt sein.
Zahlungsabwicklung für unterschiedliche Kundengruppen - OP-Konten können so konfiguriert werden, dass nur Kunden mit gültiger Bankeinzugserlaubnis oder ausreichendem Guthaben Zahlungen darüber abwickeln können. Falls diese Kriterien nicht erfüllt sind, erhält der Bediener eine Fehlermeldung.