Um neue Zugänge in der Benutzerverwaltung anzulegen oder bestehende zu ändern, brauchen Sie Supervisorrechte in PC CADDIE.

PC CADDIE bietet Ihnen mit der Passwortverwaltung die Möglichkeit, den einzelnen Usern unterschiedliche Zugriffsrechte auf einzelne Funktionen zu erteilen. Sie gelangen über System/Passwortverwaltung ins Hauptmenü dieser Funktion.

Wir unterscheiden bei der Anlage der Passwörter zwischen Einzelzugängen (1) und Zugangsgruppen (2). Alte Zugänge werden deaktiviert und bleiben in der Liste vorhanden (3). Nur so ist es möglich, die Bewegungen in der Vergangenheit zuzuordnen. Sie haben hier zudem die Möglichkeit, grundlegende Basiseinstellungen (z.B. automatische Abmeldung nach einer gewissen Zeit etc.) zu definieren (4).

Bitte beachten Sie, dass die Passwortabfrage aufgrund der Kassenrichtlinien zwingend eingeschaltet sein muss.

Ein Einzelzugang wird angelegt, wenn Sie einer Person individuelle Rechte geben wollen.

TIPP Falls Sie mehrere Mitarbeiter haben, welche die gleichen Berechtigungen bekommen sollen, arbeiten Sie mit Zugangsgruppen.

Gehen Sie über den Button Neu und wählen die gewünschte Option (Einzelzugang oder Neuer Eintrag als Kopie des Gewählten) an.

Im folgenden Dialog werden die gewünschten Einstellungen vorgenommen, um den Mitarbeitern ihre Zugangsrechte zu definieren.

1. Definieren Sie für die jeweiligen Mitarbeiter, nach Eingabe des Namens und des Kürzels, ein Passwort. Der neu angelegte User kann sich bei der ersten Anmeldung ein eigenes Passwort geben. Aktivieren Sie dazu die Funktion Muss Passwort ändern (5).
2. Legen Sie fest, zu welchen Kontenbereichen entsprechender Anwender Zugang haben soll. Die freigegebenen Kontenbereiche werden durch ein Semikolon (Strichpunkt) getrennt aufgelistet.
   Damit Sie die Archive nicht jeweils einzeln hinterlegen müssen, können Sie mit z.B. UMSATZ;UMSATZ/*;CLUB arbeiten. Damit bekäme der Mitarbeiter die Freigabe für die Kontenbereiche Umsatz und alle Umsatz-Archive sowie den Kontenbereich Club. Wenn Sie keinen Kontenbereich eintragen, hat der Mitarbeiter zu allen Kontenbereichen Zugang.
3. Vergeben Sie nun die individuellen Zugangsrechte. Beachten Sie, dass Sie bei den unterschiedlichen Kategorien auch unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten haben. Z.B. gibt es bei den Personen folgende Auswahl:
   
   Gehört ein Zugang einer Gruppe an und soll auch deren Berechtigungen bekommen, reicht es, wenn Sie die einzelnen Kategorien auf „gemäß Gruppe“ lassen. Eine Beschreibung, was die einzelnen Einstellungen für Einschränkungen haben, finden Sie weiter unten im Kapitel Einstellung der Zugangsrechte
4. Passwörter können ebenfalls zeitlich begrenzt vergeben werden. Definieren Sie hier den Zeitrahmen in der der Zugang aktiv sein soll.
5. Beim Austritt eines Mitarbeiters deaktivieren Sie hier sein Passwort. Sie sollten das Passwort auf keinen Fall löschen, da ansonsten alle vom austretenden Mitarbeiter gemachten Buchungen auf N.N. gestellt werden. Laut Kassenrichtlinien muss ersichtlich bleiben, wer die Buchung gemacht hat.

Die Passwortverwaltung von PC CADDIE erlaubt es Ihnen, die einzelnen Passwörter individuell zu regeln. Hierzu bestehen etliche Sonderfunktionen und Sperrungen (z.B. von einzelnen Feldern etc.) welche unter Spezial zu hinterlegen sind. Diese zusätzlichen Einschränkungen ermöglichen Ihnen, einzelne spezifische Felder für die Bearbeitung zu sperren (ein Beispiel hierfür könnte das Feld der Mitgliedschaft in der Personenmaske sein). Mehr dazu finden Sie im Kapitel Spezielles/Einschränkungen.

Der PC CADDIE Infodesktop kann hier ausschließlich vom Supervisor aktiviert werden.

Definieren Sie hier die Gruppe(n) der/denen der gewählte Zugang angehören soll. Der Vorteil hier liegt ganz klar in der Vereinheitlichung der Rechte sowie der Zeitersparnis im Gegensatz zur Einzelanlage.

Mehr zum Thema erfahren Sie im Kapitel Zugangsgruppe anlegen.

1. Wird eine Aufgabe für eine bestimmte Gruppe erstellt, kann hier bestimmt werden, welche dieser Gruppeneinträge auch bei diesem einzelnen Mitarbeiter angezeigt werden sollen.
2. Wenn der Mitarbeiter einen neuen CRM\DMS Eintrag eröffnet, soll dieser Eintrag standardmäßig für entsprechende Person oder Gruppe angelegt bzw. sichtbar werden.
3. Über die Einstellungen der Windowsrechte besteht die Möglichkeit, dass PC CADDIE mit anderen Berechtigungen auf Windows zugreift, als der angemeldete User. Das kann dann ein Vorteil sein, wenn z.B. Serienbriefe erstellt werden müssen, die sich in einem Ordner befinden, zu dem der angemeldete User über den Explorer keinen Zugriff hat.

1. Diese Angaben sind in erster Linie informativ. Sie werden aber dann wichtig, wenn Sie zum Beispiel den Mailversand über PC CADDIE lizenzert haben. Sie können die Vorlage so konfigurieren, dass die hier eingegebenen Daten automatisch in der Mail erscheinen. Hierfür sind die Befehle <USERNAME.> für den Namen, <USERMAIL.> für die Mailadresse und <USERTELE.> für die direkte Durchwahl zu nutzen.
2. Weisen Sie, falls vorhanden, dem Zugang den entsprechenden Timetable-Bereich zu. Dies wird vor allem dann wichtig, wenn Sie CRM-Termine in Ihren Timetable eintragen wollen. Arbeiten Sie mit der PC CADDIE Zeiterfassung, setzen Sie zusätzlich noch den entsprechenden Haken.
3. Jedem Zugang kann eine Abwesenheitsmeldung hinterlegt und eine Vertretung definiert werden. Diese Angaben sind im CRM-System und im Timetable sichtbar. Brauchen Sie diese Option, wenn Sie in Urlaub fahren oder für längere Zeit abwesend sein werden. Somit stellen Sie sicher, dass keine CRM/DMS-Tickets auf Sie umgestellt und bis zu Ihrer Rückkehr liegen bleiben. Falls Sie während Ihrer Abwesenheit stellvertreten werden, können Sie diese Person als Vertretung hier eintragen. Ihre offenen Einträge werden somit für Ihre Vertretung sichtbar und können bearbeitet werden.
4. Wird mit Kellnerschlössern gearbeitet, sehen Sie hier, welchen Code der Schlüssel des entsprechenden Bedienerschlosses hat.

Für das Anlegen von Zugangsgruppen gelten die gleichen Grundlagen, wie für einen Einzelzugang. Für den Fall, dass Sie einem Einzelzugang Rechte zuweisen wollen, welche nicht den Standardeinstellungen der Zugangsgruppe entsprechen (falls ein Mitarbeiter einer Gruppe mehr Rechte haben sollte als alle anderen z.B.), ändern Sie dies direkt im Einzelzugang. Diese Einstellungen haben Vorrang vor den Gruppenrechten.

Die Einstellungen sind hier identisch wie beim Einzelzugang und gelten für alle, welche der jeweiligen Gruppe zugeordnet sind.

Was die einzelnen Einstellung für Funktionen haben, ist weiter unten im Menu Einstellung der Zugangsrechte beschrieben.

Die Einschränkungen unter spezial werden gleich angelegt, wie jene im Reiter Spezial des Einzelzugangs, nur dass diese für die ganze Gruppe und nicht für eine Person gelten.

Wie stelle ich die individuellen Zugangsrechte ein? Grundinformationen zu den einzelnen Kategorien haben wir in folgender Tabelle beschrieben. Für Berechtigungen/Sperrungen, die sich nur auf einzelne Funktionen oder Eingabefelder in PC CADDIE beziehen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Wichtig: ist ein Zugang mit „nein“ parametrisiert, hat dieses „nein“ immer Vorrang! Egal ob es in den Einstellungen für die Person oder in jenen für eine Gruppe hinterlegt ist, nein ist eben nein. Wenn also einzelne Personen (zum Beispiel am Empfang) mehr Rechte bekommen sollen als andere, dann muss die entsprechende Einstellung (etwa für Umsätze) in der Gruppe (Empfang) auf „neutral“ gestellt sein und die Rechte der einzelnen Mitarbeiter werden der entsprechenden Person direkt gegeben/verweigert. Die häufigst gebrauchten Sonderbefehle für Zusatzrechte oder Verweigerungen sind jeweils unter der Beschreibung der Einstellungen aufgelistet. Diese müssen im jeweiligen Zugang im Reiter Spezial eingetragen werden.

Einstellungen, die sich auf die Artikel beziehen:

Einstellungen, die sich auf die Kasse beziehen:

Einstellungen, die sich auf das Beitragskonto beziehen:

Hinweis:

Sie sollten einen User in der Passwortverwaltung nicht löschen sondern lieber den Zugang sperren. Man kann sonst nicht mehr nachvollziehen, wer wann was gemacht hat. In der Datenbank wird nur die Personenkennung gespeichert und nicht der richtige Name.

Falls ein neuer User mit gleichen Kürzeln angelegt werden will, die bereits mit einem bestehenden - wenn auch deaktivierten Zugang verknüpft sind, bekommen sie von PC CADDIE eine entsprechende Meldung. Sollte jemals ein Zugang gelöscht worden sein, der die gleichen Kürzel hatte, wie dem neuen Zugang zugeteilt werden, wird an allen Stellen, wo bisher die alte Person verknüpft war, die neue hinterlegt.

Insbesonders CRM\DMS-Nutzer sollten grundsätzlich keine Benutzer löschen. Die gesperrten User werden mit einem vorangestellten „Z“ bzw. X in der Passwort-Benutzer-Verwaltung gekennzeichnet. Zudem können alle noch offenen Tickets der austretenden Person auf eine andere Person umgestellt werden.

Haben Sie dennoch Fragen, melden Sie sich gerne im Support.