Hier werden Serienrechnungen erstellt. Sie sollten zuvor die Konten der Personen entsprechend vorbereitet haben, z.B. mit der automatischen Beitragszuordnung.

Bitte gehen Sie über Umsätze/Drucken…/Rechnungen.

Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Rechnungsnummer kontrollieren (nur am Jahresanfang)
2. Personengruppe
3. Reihenfolge des Drucks
4. Fälligkeitsbereich beachten
5. Grundeinstellungen (meist passend)
6. Layout prüfen
7. Voraus-Beleg drucken
8. Normalen Beleg drucken

Bitte stellen Sie am Anfang eines jeden Jahres die Rechnungsnummer entsprechend ein. Die Doppelvergabe der Rechnungsnummer muss unbedingt vermieden werden.

TIPP Damit Sie jedes Jahr wieder mit der Rechnungsnummer „1“ beginnen können, empfiehlt das PC CADDIE Team folgende Rechnungsnummer: JAHR00001. Hätte man also das Jahr 2020, würde man mit der Rechnungsnummer 202000001 beginnen.

Für eine Gastronomie ist es sinnvoll, die Nummer so einzustellen: JAHR000001. In der Gastronomie wird für jeden Vorgang eine Belegnummer vergeben. Da sollte der Nummernkreis entsprechend großzügig angelegt sein.

PC CADDIE nummeriert anschließend selbstständig durch.

Hier können Sie die Personengruppe wählen. Wie Sie einen Filter erstellen, lesen Sie hier: Personengruppe. Wenn Sie einfach alles, was in den Konten vorbereitet ist, in Rechnung stellen wollen, wählen Sie den Filter „Alle Personen“.

Es empfiehlt sich hier so viel wie nötig und so wenig wie möglich einzuschränken.

Die Reihenfolge des Drucks ist für gewöhnlich „alphabetisch“, es könnte aber auch nach „Postleitzahl“ oder dergleichen sortiert werden.

Bei alphabetischer Reihenfolge haben Sie Familienmitglieder mit getrennter Rechnung direkt hintereinander, was beim Kuvertieren von Vorteil ist.

Der Fälligkeitsbereich bezieht sich auf das Artikeldatum in den Beitragskonten. Wenn Sie Monatsbeiträge zugeordnet haben und die Rechnung jeden Monat versenden wollen, so nehmen Sie bei der Fälligkeit für den Rechnungsdruck jeweils den „letzten“ des Monats, z.B. 31.01.10. Überlegen Sie hier genau, welches Fälligkeitsdatum am besten passt.

TIPP Die Grundeinstellungen sind meist passend hinterlegt.

„nur Saldo“ von 5,- bis 999999,- bedeutet, dass lediglich Beträge ab 5 Euro aufwärts in Rechnung gestellt werden.

Manche möchten schon beim Rechnungsdruck zwischen Personen mit Einzugsermächtigung und Personen ohne Einzugsermächtigung unterscheiden, z.B. wenn nur die Rechnungen ohne Einzugsermächtigung per Post versendet werden.

Hier ist noch der Haken bei Familien zusammenfassen wichtig. PC CADDIE schlägt diesen standardmässig vor. Wenn in Ihrem Club aber die Rechnungen grundsätzlich pro Person gedruckt werden sollen, kontaktieren Sie uns, wir können dann auch eine andere Standardeinstellungen einrichten.

Hier ist meist schon ein passendes Layout hinterlegt.

Möchten Sie das Layout noch abändern, stehen Ihnen folgende Werkzeuge zur Verfügung:

1. Fügen Sie hier gewünschte Felder ein (Datum, Bank, Bankleitzahl…).
2. Die Befehle sind für Rechnungen sehr wichtig (Adresse mit Datum, Kontoauszug…).
3. Auch die Schrift kann verändert werden (fett, kursiv…).
4. Speichern ist hier sehr wichtig, denken Sie aber bitte daran, wenn Sie etwas am eigentlichen Format verändert haben und nicht sicher sind, ob das so richtig ist, Speichern Sie es lieber unter einem neuen Namen ab.

Haben Sie sich ein individuelles Format von PC CADDIE erstellen lassen, sollten Sie unbedingt aufpassen, dass Sie keine Befehle in diesem Layout löschen.

TIPP Gern erstellen wir Ihnen (kostenpflichtig) Ihr individuelles Briefpapier, das Sie direkt mit der Rechnung ausdrucken können. Senden Sie uns einfach eine E-Mail an support@pccaddie.com.

Befehle sind definierte Wörter, mit denen beim Ausdruck des Briefes eine Aktion ausgelöst wird. Zum Beispiel druckt das Programm über dem Brief und seinen Folgeseiten einen Briefkopf, sobald im Brief der Befehl <BRIEFKOPFMITFUSSZEILEN> auftaucht. Ein Befehl muss immer allein in einer Zeile stehen. Alle Buchstaben müssen groß geschrieben werden. Beim Ausdruck wird dann der Befehl ausgeführt, die übrige Zeile wird ignoriert (es entsteht auch keine Leerzeile).

Funktionen und Befehle müssen genau so geschrieben werden, wie dies vorgegeben ist. Es sind nur Großbuchstaben für die Befehls- und Felderwörter erlaubt.

Drücken Sie die Schaltfläche Felder. In der geöffneten Liste können Sie nun ganz einfach einen Befehl oder ein Feld auswählen:

Das gewählte Feld wird von PC CADDIE an der Cursorposition eingefügt.

Durch Tabulatoren wird es PC CADDIE möglich, einen Text in der schöneren Proportionalschrift zu drucken und dennoch dafür zu sorgen, dass Textbestandteile die bündig untereinander erscheinen sollen auch wirklich untereinander gedruckt werden. Im Editor werden Texte immer in einer nicht proportionalen Schrift eingegeben, bei der jedes Zeichen gleich breit ist. Dadurch ist es leicht möglich, durch Leerzeichen Textstellen untereinander anzuordnen, zum Beispiel:

Wenn Sie jedoch diesen Text in proportionaler Schrift (bei der beispielsweise ein i schmaler als ein W ist) drucken, sieht er wie folgt aus:

Deshalb müssen Tabulatoren an die Stellen gesetzt werden, die auch im Ausdruck untereinander erscheinen sollen. Benutzen Sie dazu die Schaltfläche oberhalb des Eingabefensters. Sie können auch die Tastenkombination Alt + T verwenden. Die Tabulatortaste der Tastatur funktioniert hingegen nicht, da Sie zum Wechsel zwischen den Eingabefeldern benötigt wird. Der Beispieltext sollte jetzt im Editor-Fenster so aussehen:

Gedruckt sieht das Ganze dann so aus:

Tabulatoren sind insbesondere auch für die Gestaltung von Ausschreibungstexten von Bedeutung.

Beachten Sie, dass PC CADDIE die schönere Proportionalschrift in einem Brief nur benutzt, wenn einmal ein Tabulator im Text vorkommt. Setzen Sie deshalb in jedem Brief an eine freie Stelle einen einzelnen Tabulator, auch wenn Sie ihn nicht zum Einrücken benötigen, um die Proportionalschrift zu aktivieren.

Die Schriftenvielfalt ist bei PC CADDIE natürlich nicht so groß und flexibel wie beispielsweise in Word. Dennoch gibt es einige Möglichkeiten: Drücken Sie auf Schrift um einen Schriftbefehl auszuwählen. Wenn Sie beispielsweise „dies ist ~F~U TEXT ~f~u“ eingeben, wird „TEXT“ fett und unterstrichen gedruckt. Den Beginn einer bestimmten Formatierung wählen Sie mit ~GROSSBUCHSTABE (zum Beispiel F = fett, U = Unterstrichen, B = breit etc), das Ende einer bestimmten Formatierung mit ~kleinbuchstabe (wieder f = fett aus, u = unterstrichen aus, b = breit aus etc.).

Zu beachten ist auch, dass man an dieser Stelle einen bestimmten Text für den Duplikatdruck definieren kann. Möchte man bei einem Duplikatdruck hinter der Rechnungsnummer das Wort „Duplikat“ stehen haben, so kann man dies in dem man vor das Wort den Schriftbefehl ~D einfügt und den Befehl hinter dem gewünschten Wort mit ~d wieder beendet.

Der „Voraus-Beleg“ ist sehr praktisch, wenn man den Rechnungstext und die betreffenden Personen vor dem eigentlichen Druck nochmal kontrollieren möchte.

Auf dem „Voraus-Beleg“ sehen Sie anstatt einer Rechnungsnummer nur ——-. Dies ist für Sie eine Sicherheit, dass Sie nicht versehentlich Vorausbelege verschicken. Die Rechnungsnummer werden erst mit „normaler Beleg“ erzeugt.

Kontrollieren Sie hier schon anhand des Drucks einer Seite, ob die Rechnungsadresse in das Fenster des Briefumschlags paßt.

Der „Normale Beleg (Rechnung bzw. Gutschrift)“ erzeugt dann die Rechnungen mit fortlaufenden Rechnungsnummern. Bereits der Druck auf Bildschirm erzeugt die Rechnungsnummern.

Der „Duplikat-Druck“ für Serienrechnungen druckt die Duplikate von bereits erstellten Rechnungen. Es werden dabei die ORIGINAL-RECHNUNGEN gedruckt.
Markieren Sie den „Duplikat-Druck“, gehen Sie dann auf Drucken, sodass sich folgendes Fenster öffnet:

Wenn Sie für den gesamten Rechnungslauf ein anderes Rechnungslayout benötigen, so sollten besser die Rechnungsnummern zurückgenommen werden, und der gesamte Rechnungsdruck mit passendem Layout neu gestartet werden.
Lediglich einzelne Rechnungen können in Bezug auf das Rechnungslayout geändert werden. Lesen Sie ⇒ hier

Füllen Sie die Felder gemäß Ihren Bedürfnissen aus und bestätigen Sie mit OK.

Der „Zusammenfassungs-Beleg“ zeigt die Zusammenfassung von mehreren Rechnungen pro Person auf. So könnte man alles drucken, was bei einer Person im Konto ist. Wichtig hierzu ist ein passendes Layout das bei Zusammenfassungsbeleg hinterlegt wird.

Einen Buchungsfilter können Sie setzen, wenn Sie eine Rechnung nur über bestimmte Artikel schreiben möchten. Klicken Sie auf den Button Buchungsfilter:

Folgendes Fenster öffnet sich. Über Artikel wählen können Sie direkt auf die Artikelliste im aktuellen Kontenbereich zugreifen.

Haken Sie jetzt die gewünschten Artikel an und bestätigen Sie zweimal mit OK. Ist der Buchungsfilter aktiv, sehen Sie einen Haken im Button.

Die Verzehrpauschale wird häufig separat berechnet, weil ein anderes Layout wichtig ist. Diesen Artikel kann man später auch in den Kontenbereich GASTRO umbuchen, z.B. an alle Personen, die die Pauschale bezahlt haben.
Möglich wäre auch ein eigener Kontenbereich für die Verzehrpauschale für eine saubere Trennung der Buchungen, z.b. wenn die Verzehrpauschale mit SEPA-Mandat eingezogen werden kann, und direkt dem Konto der Gastronomie gutgeschrieben werden soll.

Sie können die Rechnungslegung vermerken, indem Sie noch vor Druck des Normalen Belegs auf den Button Vermerken klicken.

Vermerken Sie nur beim normalen Beleg, nicht beim Voraus-Beleg, oder Sie vermerken nach dem Rechnungsdruck:

Folgendes Fenster öffnet sich:

Im Beispiel sehen Sie einen Vermerk, der an „Alle Bediener“ geht. Wenn die Bezahlung eingegangen ist, wird der Status auf „erledigt“ gesetzt und das Mitglied kann den Ausweis erhalten.

TIPP Wenn Sie wünschen, dass die Rechnungen als PDF im CRM\DMS abgelegt werden soll, melden Sie sich bitte beim PC CADDIE Support. Lesen Sie hier genauere Informationen zum PC CADDIE Modul CRM\DMS.

Viele Firmen verlangen auf der Rechnung mehr Informationen als eine Privatperson. Mit folgenden Befehlen im Rechnungslayout, können weiter Felder aus der Personenmaske gedruckt & abgebildet werden.

1. Kunden-Nr.: <KUNDENNR > oder <CUST_NO>

2. Zahlungsbedingung: <ZAHLUNGSB > oder <PAYCOND>

3. Bemerkung Zeile 1: <COMPINFO1>

4. Bemerkung Zeile 2: <COMPINFO2>

Auf der Rechnung bzw. Brief, sieht es dann wie folgt aus:

Ab 2025 sind alle Unternehmen, die geschäftlich miteinander interagieren, verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form als E-Rechnung zu stellen und zu empfangen.

• Was müssen Sie tun? - Im Januar 2025 das offizielle Update laden. PC CADDIE hat alle Vorkehrungen im Hintergrund getroffen.
• Was ändert sich für Sie im Club? - nichts. Sie erstellen die Rechnung wie gewohnt.
• Woran erkennt man eine E-Rechnung? - Die Rechnung im PDF öffnen. Es erscheint die „Büroklammer“ Darunter steht: ZUGFeRD-invoice.xml

Mit dem Testlink https://www.portinvoice.com/ können Sie die von Ihnen ausgegebenen Rechnungen testen. Im freien Account bis zu 10 Tests täglich möglich. Einfach die lokal gespeicherte PDF Rechnung ziehen.

Mit dem Befehl <GIROCODE> generiert PC CADDIE den QR Code. Hinterlegt ist die im PC CADDIE hinterlegte Bankverbindung.

~FRechnung <RG_NR>  


<Anredebrief>


Anbei sende ich euch die Abrechnung über das Konsumationskonto.

<KONTO NETTO MWST BRUTTO OPDETAILS ZWEIT>


~FBistro~f

<EXE:(umbr_seite:=0)>

//---------------------------------------------------------

<EXE:fambru := xVAL("<SALDO>")>
<WENN fambru > 0>
<SETUP_NEWPAGE>
<UMBRUCH:99>
<BLAUER_EZS:50,-2.5mm,193.6mm>
//<LOGO1:0,0,0,0,briefbogen_230224.pge> // Logo auf erster Seite
<ADRESSE>