Évaluation des forfaits

Si vous décidez de travailler à l'avenir avec des forfaits de consommation, veuillez vous adresser au support PC CADDIE. L'évaluation des forfaits est incluse dans le module de caisse, mais doit être configurée au préalable.

L'évaluation des forfaits vous permet de clôturer les comptes en laissant directement expirer les montants forfaitaires fixés au préalable et/ou en reportant les versements d'avoirs dans la nouvelle période de facturation.

Si les forfaits de consommation doivent être envoyés avec les factures annuelles du club ou y être intégrés, procédez comme d'habitude.

Vous vous trouvez dans le même domaine de comptes que celui dans lequel vous avez créé les cotisations du club. Lors de la création des articles, veillez à ce que l'affectation à l'aide des caractéristiques des personnes soit correcte.
Si votre forfait de consommation est prélevé sur un autre compte, il peut également être utile d'utiliser un domaine de comptes séparé pour cela.

Par la suite, ces articles seront ajoutés via Affectation automatique des cotisations avec les cotisations du club aux différentes personnes et les facturent.

Les forfaits facturés doivent maintenant être remis aux clients sous forme de crédit dans les comptes du domaine comptable correspondant (ici OP) doivent être comptabilisés. Pour ce faire, passez par le menu Chiffres d'affaires/clôture annuelle/transfert d'écritures individuelles dans un autre domaine comptable.

Sélectionnez ici le domaine de comptes dans lequel le transfert doit être effectué (normalement OP,OPGASTRO ou VERZEHR).

Dans la zone de compte cible, le même article que celui que vous avez précédemment facturé dans la zone de compte du club doit être créé, c'est-à-dire que l'article pour le forfait de consommation doit exister aussi bien dans la zone de base que dans la zone cible avec des abréviations identiques et le même nom.

Si vous changez le statut de „uniquement facturé“ en „uniquement écritures OK“, un crédit ne vous sera transféré que si la facture est payée avec le forfait de consommation.

La position apparaît alors comme un avoir ouvert dans le compte de chaque personne.

Créer les factures annuelles pas via PC CADDIE, passez directement au domaine comptable à partir duquel vous créez les factures de restauration (en général OP, OPGASTRO ou VERZEHR). Ici, vous choisissez maintenant via Chiffres d'affaires/Affectation automatique des cotisations la fonction Affectation d'articles individuels sur la base de groupes de personnes spécifiques.

Veillez à cocher la case suivante Enregistrer en tant qu'encaissement avec un signe inversé. Le montant est ainsi comptabilisé dans le compte en tant qu'avoir du groupe de personnes sélectionné.

Si des consommations sont maintenant comptabilisées en cours de saison sur facture, elles apparaissent avec le numéro de document correspondant dans le compte des postes ouverts des personnes.

Dès que le compte présente une „dette“ (forfait de consommation inclus), une facture est générée lors du cycle de facturation suivant. Sous Chiffres d'affaires/Impression/factures vous définissez le solde minimal qui doit être pris en compte lors du cycle de facturation.

Vous accédez à ce point de menu via Chiffres d'affaires/Imprimer…/Evaluation des forfaits.

1. Sélectionnez la personne/famille soit en saisissant l'abréviation de recherche ou le nom, soit en cliquant sur le bouton de liste à droite.
2. Sélectionnez la période à analyser.
3. Décidez de la manière dont vous souhaitez que les données soient évaluées.
4. Vous revenez ici à la fenêtre précédente.
5. Vous accédez ici à la fonction d'écriture de fin d'année.
6. Vous accédez ici aux paramètres plus détaillés pour la Clôture annuelle

La configuration de la requête est importante pour la clôture annuelle. Elle permet d'afficher ce qui sera comptabilisé lors de la clôture. Selon les clubs, les avoirs des clients sont gérés de manière très différente.

Ce qui est important, c'est la date à laquelle la consommation minimale doit expirer et les quatre lignes du bas. Définissez quels groupes de marchandises ne sont pas doivent être décomptés via le forfait de consommation et ce qui, le cas échéant, doit être défini comme un supplément supplémentaire (le client fait un versement) et ne doit pas expirer, mais être comptabilisé comme avoir sur l'année suivante.

• Consommation minimale → Groupe de marchandises des articles du forfait de consommation
• Paiement supplémentaire → Groupe de marchandises de paiements ou de transferts par le client qui n'expirent pas
• Autres → Groupe de marchandises des articles qui ne sont pas pris en compte dans le forfait.
• Document gastro → Groupe de marchandises pour les reports du compte Gastro

Les autres crochets sont à comprendre comme suit :

• Regrouper les familles
  Dès que cette coche est activée, le solde du compte familial est affiché dans la Caisse enregistreuse pour les différents membres de la famille. Les consommations sont cependant comptabilisées normalement sur la personne concernée. Cela permet d'éviter qu'un membre de la famille qui a utilisé le forfait paie en plus alors qu'un autre a encore un solde de forfait. Si une famille souhaite tenir une comptabilité séparée, il faut saisir l'info supplémentaire nfams pour chaque membre de la famille.
  Pour le groupe de personnes, tenez compte du fait qu'il y a des personnes qui sont certes des interlocuteurs, mais pas des membres, etc. Créez un filtre qui comprend ces personnes.
• Comptes familiaux Calculer ensemble par ordre chronologique
  Les comptes familiaux sont calculés comme un seul compte. Le crédit n'est pas perdu pour les personnes individuelles, les forfaits sont calculés comme un total. Si cette fonction n'est pas activée, les forfaits sont perdus pour les membres individuels du regroupement familial.
• Afficher les transferts familiaux
  Les transferts au sein de la famille sont affichés.
• Calculer les transferts familiaux
  Les transferts familiaux qui ont été effectués par le biais de factures sont inclus dans le total.
• Réservations avant la période Prendre en compte
  Le compte complet est calculé.
• Tous les encaissements en tant que paiement supplémentaire
  Les paiements effectués sont calculés comme un supplément.
• Écritures de clôture Imputer
  Les écritures de clôture sont prises en compte.
• Afficher les écritures nulles
  Une inscription au compte est effectuée, même si le montant s'élève à 0.-.
• Groupe de personnes
  Quelles personnes doivent être prises en compte dans l'aperçu ?
• MitgInfoZusatz
  La consommation n'est pas dans le compte mais dans un champ d'information.
• MitgInfoDatum Champ d'info doit être comptabilisé à cette date.

La condition préalable aux écritures de clôture d'exercice avec d'éventuels reports est la création des articles concernés, qui sont ensuite attribués à la fonction correspondante.

Imprimez impérativement la liste de contrôle avant de procéder à l'écriture de clôture.

Les incohérences existantes doivent maintenant être corrigées. Si les listes sont correctes, jouez la carte de la sécurité et effectuez un Sauvegarde rapide des données . Ensuite, exécutez l'écriture de fin d'année.

Le domaine OP ou forfaits repas peut être clôturé comme un domaine de compte de cotisations après l'évaluation des forfaits. Il faut toutefois savoir que la dette de l'année précédente n'est pas compensée par les forfaits de consommation de la nouvelle année. Cela apparaît certes comme tel dans le compte, mais n'est pas pris en compte dans l'évaluation du forfait.

Les reports de solde ont une entrée spéciale et ne peuvent évidemment pas être portés en déduction du crédit de consommation, car celui-ci est censé couvrir tout ce qui se passe sur une année - quelque chose qui entre par un report annuel n'a donc pas sa place dans le forfait.