C039;est ici que sont traités les comptes de cotisation des personnes individuelles ou des familles, voire des entreprises. Vous pouvez effectuer les modifications correspondantes ou créer des factures individuelles à tout moment.
On travaille ici dans des comptes individuels. Pour ce faire, allez dans le menu sous Modifier les chiffres d039;affaires/comptes et sélectionnez d039;abord une personne :
Le compte de la personne sélectionnée s039;ouvre ensuite :
Bien entendu, vous pouvez également utiliser le masque des personnes sous Personnes/créer, modifier, supprimer… accéder directement au compte de chiffre d039;affaires de la personne souhaitée.
Une fois dans le compte, on commence par attribuer à la personne tous les articles souhaités. On peut utiliser ici les paramètres de la l039;attribution automatique des contributions, dans la mesure où celle-ci est déjà configurée. Pour cela, on clique dans le compte de la personne à droite sur AttribuerIl n039;est pas nécessaire de sélectionner quoi que ce soit d039;autre (il suffit, si nécessaire, de modifier la date à laquelle l039;inscription doit être effectuée), puis de confirmer en cliquant à nouveau sur Affecter. PC CADDIE recherche tous les articles correspondants pour le nouveau membre et les enregistre dans le compte.
ASTUCE : Ceci est également un bon moyen de vérifier si le nouveau membre est correctement configuré pour les prochaines factures annuelles.
Si vous souhaitez imputer individuellement des articles au compte, cliquez plutôt sur Choix de la cotisation.
Sélectionnez la cotisation appropriée. Avec Edit et Nouveau vous pouvez également modifier ou créer de nouveaux articles à ce stade.
On a maintenant un article attribué, surligné en jaune, dans le compte :
À ce stade, l039;article peut encore être supprimé du compte sans problème : Annulation et ensuite Supprimer.
Ou vous pouvez aussi, par exemple, modifier individuellement la désignation de l039;article, le prix ou la date de l039;article.
Les différentes colonnes du compte de ventes signifient
Ensuite, vous pouvez générer la facture via les articles respectivement attribués en cliquant d039;abord sur Imprimer aller à la page d039;accueil.
La fenêtre suivante s039;ouvre, observez ici les 6 étapes de la procédure :
L039;entrée de facture terminée dans le compte se présente comme suit :
Les six chiffres en bas à droite du compte ont la signification suivante :
En double-cliquant sur l039;entrée de facture (ici dans l039;exemple Mme Hodel), vous accédez à l039;écriture d039;origine. Si celle-ci a été transférée d039;un autre domaine comptable (par ex. de la caisse dans le domaine du chiffre d039;affaires), PC CADDIE change aussi automatiquement de domaine comptable et vous pouvez consulter l039;écriture d039;origine dans l039;original.
Allez ici d039;abord sur le bouton Payer.
La fenêtre suivante s039;ouvre :
Si le paiement correspond à un montant de facture, PC CADDIE sélectionne automatiquement ici la facture correspondante qui doit encore être payée. Vous pouvez également sélectionner manuellement la facture à laquelle le paiement doit être attribué (par ex. en cas de paiement partiel).
Allez ensuite sur Enregistrer le paiement, pour enregistrer le paiement. La facture est alors cochée dans le compte. L039;entrée de paiement existe et le compte est dans ce cas entièrement soldé.
ASTUCE : Les paiements comptabilisés (uniquement les entrées vertes) peuvent être supprimés à tout moment. Nous vous recommandons toutefois de ne le faire que si vous avez enregistré le paiement de manière erronée. Si le paiement a été enregistré il y a longtemps, il est plus facile de suivre les opérations dans le compte si vous sélectionnez et annulez l039;entrée payée.
Les prélèvements automatiques, pour lesquelles vous avez créé un fichier SEPA, vous les décomptabilisez collectivement : Débiter une note de débit
Le client a 2 factures, il y a un virement qui paie plus d039;une facture, mais pas la 2e facture en entier.
Marquez les deux factures :
Vous pouvez choisir entre „égaliser les documents les plus anciens“ ou „répartir de manière égale“.
Ici, on a choisi „compenser les justificatifs les plus anciens“ :
Si vous vous rendez compte après l039;établissement de la facture qu039;une erreur s039;est produite, vous pouvez l039;annuler. Cela n039;est toutefois possible que le jour même et pour la dernière facture établie.
Cliquez dans le compte sur Storno:
Cette sélection s039;ouvre :
Cliquez ensuite sur Annuler la facture et vous obtiendrez à nouveau l039;entrée jaune dans le compte, que vous pouvez facilement annuler avec Annulation et Supprimer l039;entrée vous pouvez supprimer la facture.
Si vous ne pouvez plus retirer la facture, vous recevrez le message suivant :
Il faut alors procéder à une annulation suivie de la création d039;une note de crédit, ce qui est décrit au point suivant.
ASTUCE : si vous souhaitez fournir une preuve des numéros de facture générés, veuillez imprimer un Liste des factures , qui contient également des montants 0.
Pour effectuer une annulation, allez d039;abord sur Annuler.
Cliquez maintenant sur Annuler complètement la facture, de sorte que des entrées jaunes d039;annulation apparaissent dans le compte.
Une note de crédit doit être créée à partir de ces entrées d039;annulation, allez maintenant sur le bouton Imprimer dans le compte de chiffre d039;affaires. La même fenêtre que pour l039;impression de la facture s039;ouvre.
Ici, le texte de l039;avoir est particulièrement important. Vous pouvez modifier le modèle en cliquant sur le bouton Editer et l039;enregistrer. Ici aussi, plus le texte est général, mieux c039;est.
Via le Document préalable vous pouvez vérifier le texte, avec le Document normal vous activez l039;avoir dans le compte. L039;avoir reçoit un nouveau numéro propre, de sorte que le service comptable puisse contre-passer le numéro de facture annulé par rapport à l039;avoir.
Le solde de ce compte est certes de 0, mais il manque les crochets verts sur le côté droit. On les obtient par une écriture de paiement d039;un montant de zéro. Donc Payer
puis Enregistrerpour que toutes les entrées soient terminées.
En cas d039;annulation ou de crédit, veuillez noter que les modifications apportées aux regroupements familiaux ne sont pas prises en compte. uniquement peuvent être effectuées si vous au préalable avoir rapproché les comptes.
Pour créer un duplicata d039;une facture, cliquez dans le compte de ventes sur Imprimer, marquer Imprimer un duplicata et ensuite Imprimer
Veuillez également tenir compte des explications pour Créer un nouveau duplicata si vous avez besoin d039;une adresse de facturation modifiée ou d039;une autre mise en page de facture !
La facture souhaitée peut maintenant être sélectionnée
et cliquer sur OK peut être imprimée. La copie de la facture est imprimée comme ORIGINAL de l039;impression initiale.
Si vous souhaitez imprimer un duplicata avec une adresse modifiée ou une mise en page de facture corrigée, activez la coche
Recréer un duplicata.
Il s039;agit d039;articles attribués qui n039;ont pas encore été facturés.
Pour les payeurs mensuels, un article pourrait par exemple être attribué à l039;avance pour toute l039;année.
La flèche apparaît après qu039;une facture a été générée à partir d039;un article jaune attribué. On sait ainsi que cette facture est désormais ouverte.
Si une feuille avec un stylo est visible (comme symbole d039;une autorisation de prélèvement effectuée), vous voyez que le montant est déjà pris en compte dans le fichier de prélèvement SEPA. Ainsi, le montant est prélevé chez le client dès que le fichier est importé dans un programme bancaire.
Le crochet vert indique qu039;un paiement a été enregistré et qu039;il compense entièrement la facture.
La cloche rouge indique que le 1er rappel a été imprimé et que le niveau de rappel 2 est maintenant atteint.
L039;étoile jaune indique que l039;entrée a été exportée vers le fichier d039;exportation de la comptabilité.
Le point d039;interrogation bleu indique qu039;un arrêt de rappel a été défini pour cette facture.
Pour savoir comment saisir un stop de relance pour une facture, cliquez ici : Arrêt des rappels
CONSEIL Il peut parfois arriver que les entrées ne soient affichées que partiellement payées (cercle orange), bien que le compte soit équilibré.
Vous pouvez alors faire en sorte qu039;un compte soit entièrement soldé en enregistrant un paiement d039;un montant de 0,00. Pour ce faire, il suffit d039;aller dans le compte sur Payer le compte, dans le champ Montant versé doit contenir 0,00. Enregistrer Vous . Dans la liste des factures, aucune facture ne devrait être surlignée en bleu. Si c039;est le cas, cliquez sur la ligne, la couleur changera. Confirmez ensuite encore une fois avec OK POUR VALIDER. Le compte est ainsi calculé et PC CADDIE coche toutes les entrées en „vert“.
Si une facture a été transférée dans un autre domaine comptable, un double-clic sur l039;entrée de paiement vous permet d039;accéder directement à l039;autre domaine comptable et d039;y consulter l039;écriture concernée.